langsam aber sicher ...
Dennoch, das Thema ist zu beachten, und ab 2025 geht es los.
Ab dem 01.01.2025 tritt in Deutschland eine grundsätzliche Pflicht zur Nutzung elektronischer Rechnungen (E-Rechnungen) im Geschäftsverkehr zwischen inländischen Unternehmen in Kraft. Wichtig: zwischen inländischen Unternehmen!
Der Gesetzgeber gibt dabei Anforderungen an die technische Ausgestaltung, den Umfang der Pflicht sowie verschiedene Zeitpunkte vor, zu denen Unternehmen ihre Ausgangsrechnungen als E-Rechnungen auszustellen haben. Mit dieser Information möchten wir Ihnen die wichtigsten Details erläutern.
Die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen gilt ab dem 01.01.2025. Der bis dahin existierende gesetzliche Vorrang der Papierrechnung entfällt. Ebenso entfällt das Zustimmungserfordernis zum Erhalt von E-Rechnungen.
Mit anderen Worten: Ab dem 01.01.2025 können Geschäftspartner E-Rechnungen zusenden, ohne dass dem Erhalt der E-Rechnung ausdrücklich zugestimmt werden muss. Der Vorsteuerabzug wird dann ausgehend von der erhaltenen E-Rechnung geltend gemacht. Es besteht kein Anspruch auf Ausstellung einer sonstigen Rechnung – etwa einer Papierrechnung.
Wichtig! Damit müssen auch Vermieter, Ärzte und Betreiber von PV-Anlagen in der Lage sein, die E-Rechnung ab 01.01.2025 empfangen zu können.
Ob und inwieweit man bereits ab dem 01.01.2025 E-Rechnungen erhält, hat man nicht in der Hand. Entscheidend ist, ob die Geschäftspartner bereits ab 2025 mit der Ausstellung von E-Rechnungen beginnen. Deshalb sollte die Empfangsbereitschaft – mindestens durch Einrichtung einer E- Mailadresse (bspw. rechnung@unternehmen.de) – direkt ab dem 01.01.2025 sichergestellt werden.
Bis Ende 2026 ausgeführte Umsätze dürfen weiterhin mit Papierrechnungen oder nicht strukturiert elektronischen Rechnungen abgerechnet werden.
Achtung: Für nicht strukturierte Rechnungen ist die Zustimmung des Rechnungsempfängers weiterhin erforderlich
Bis Ende 2027 ausgeführte Umsätze dürfen weiterhin mit Papierrechnungen oder nicht strukturierten elektronischen Rechnungen (Achtung: Für nicht strukturierte Rechnungen ist die Zustimmung des Rechnungsempfängers weiterhin erforderlich) abgerechnet werden,
vorausgesetzt:
der Umsatz des Unternehmens hat im vorangegangenen Kalenderjahr die Grenze von 800.000 Euro nicht überschritten.
Dies gilt dann für alle Fälle der e-Rechnungspflicht, soweit nicht Ausnahmen vorliegen (siehe unten)
Für folgende Rechnungen ist auch zukünftig keine e_Rechnung auszustellen:
Vorsicht bei Leistungserbringung an ausländische Unternehmer! Eine E-Rechnung ist grundsätzlich nur bei Leistungserbringung an einen inländischen Unternehmer auszustellen. Ist der Kunde ein ausländischer Unternehmer, dem keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ausgestellt wird, empfiehlt es sich, den Status des Geschäftspartners zu dokumentieren. Zur Dokumentation bietet sich die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder ein Auszug aus dem ausländischen Handelsregister an.
Als E-Rechnung bezeichnet das Gesetz eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Genauso wichtig wie die elektronische Erstellung der strukturiert elektronischen Rechnungsdaten sind somit auch die elektronische Übermittlung durch den Rechnungsaussteller und der elektronische Empfang durch den Rechnungsempfänger. Die E-Rechnung muss - sowohl nach Erstellung als auch nach Übermittlung und Empfang - eine elektronische Verarbeitung der Rechnungsangaben ermöglichen.
Reine PDF-Dateien oder andere nicht strukturierte elektronische Formate, wie z.B. Word- (.docx), Excel- (.xlsx) oder Bilddateien (bspw. .tif oder .jpeg), erfüllen nicht die Anforderungen an eine E-Rechnung. Zwar können auch diese Dateien elektronisch erzeugt, übermittelt und empfangen werden, jedoch handelt es sich dabei nur um digitale, bildhafte Darstellungen von Rechnungen, die nicht elektronisch weiterverarbeitet werden können.
Grundsätzlich existieren keine konkreten Technologievorgaben für die E-Rechnung. Somit kann das strukturierte elektronische Format der E-Rechnung zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger dem Grunde nach frei vereinbart werden. Inhaltlich muss das strukturiert elektronische Rechnungsformat ab dem 01.01.2025 jedoch der europäischen Norm für elektronische Rechnungen (Norm EN 16931) entsprechen. Zumindest muss das Format eine richtige und vollständige Extraktion der erforderlichen Daten in ein der Norm EN 16931 entsprechendes Format ermöglichen oder mit einem solchen Format interoperabel sein. In Deutschland beruhen insbesondere zwei führende Rechnungsformate auf der Norm EN 16931, die sog. „XRechnung“ und „ZUGFeRD“ ab Version 2.0.1. Beide Formate werden bereits angewendet.
Als elektronische Rechnung gilt ab 01.01.2025 nur eine Rechnung, bei der die erforderlichen Rechnungsdaten als strukturierter elektronischer Datensatz in einer XML-Datei vorliegen. Unstrukturierte Formate stellen - ebenso wie die Papierrechnung - nach dem Gesetz künftig eine sonstige Rechnung dar. Sie dürfen nach Ende der Übergangsfristen nur noch in Ausnahmefällen gestellt werden. .
Bei der XRechnung (XML-basiertes semantisches Rechnungsdatenmodell) handelt es sich um ein im öffentlichen Auftragswesen bereits gängiges Rechnungsformat. Es besteht aus einer XML-Datei. Zur Nutzung bedarf es eines Visualisierungstools. Anderenfalls ist das Format für das menschliche Auge nicht lesbar, da es keine visuelle Komponente beinhaltet.
Bei dem ebenfalls bereits in Nutzung befindlichen ZUGFeRD-Format (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung in Deutschland) handelt es sich um ein sog. hybrides Rechnungsformat. Dieses Format ermöglicht die strukturierte Übermittlung der Rechnungsdaten in einer PDF-Datei. Sie besteht aus einer Bilddatei und einem strukturierten elektronischen Datenteil. Ab der Version 2.0.1 erfüllt eine ZUGFeRD-Rechnung die Anforderungen an eine E-Rechnung.